Todos nós estamos familiarizados com a situação. O problema já está resolvido, mas continuamos desesperadamente a reunir informação que substancie a nossa decisão e recomeçamos todo o processo de decisão. Existem vários estudo que corroboram que parte dos gestores de topo gastam entre 2 a 10 horas semanais na reunião de informação.
Está perto do conceito de "retirar" o saber da cabeça dos colaboradores para o disponibilizar ao maior número de pessoas possível. Contudo, é incompreensível que a maioria das organizações ainda não tenha conseguido encontrar uma forma de utilizar os conhecimentos dos seus colaboradores de modo mais abrangente. Geralmente, são relatórios, mensagens de correio electrónico e actas que contêm de forma difusa, parcial e heterogenea esse saber.
Já existem soluções destinadas à reunião e gestão de conhecimentos. Regra geral são dispendiosas e dificeis de pôr em prática. Um meio bastante pragmático e simples de gerir conteúdos é a utilização de uma Wiki interna (Wiki = Enciclopédia online). A mesma pode restringir-se a uma determinada temática ou sector.
Como funciona a Wiki? É uma solução que tem como base a internet e a intranet que, à imagem da já bastante divulgada Wikipedia (http://www.wikipedia.org/), regista informação por temas em páginas separadas. É o resultado de um trabalho comunitário em que os temas são introduzidos, acrescentados e corrigidos por mais que um autor. Pressupõe, ainda, a existência de um moderador por cada tema a quem cabe a tarefa de criar consenso quando surgem opiniões divergentes.
Este modelo é ideal para uma organização, já que oferece a possibilidade de haver uma monitorização dos conteúdos submetidos. A sua aplicação pode ser valiosa na troca de Know How em projectos com alguma dimensão e/ou complexidade.
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