Nos dias que correm, a par da palavra "crise" o termo mais utilizado é "poupar". Em muitas empresas com actividade internacional, os custos com documentação poderão ascender a 0,3 até 3% do total da facturação. Trata-se de montantes com 7 dígitos, nos quais se pode aplicar uma poupança inteligente.
Os ajustes que poderão ser feitos, passam pela padronização dos formatos e dos conteúdos, pela aplicação do esquema modular na documentação (sistema de redacção) ou pela automatização de processos existentes. Será possível poupar recursos financeiros com a definição de terminologia interna da empresa?
Há quem desconheça que 5 a 10% do vocabulário técnico de uma empresa é constituído por sinónimos. Consoante o tamanho da empresa e da gama de produtos oferecida, a maioria das empresas utiliza uma base de terminologia técnica de mais ou menos 15.000 termos. Por vezes até superior.
A eliminação de sinónimos poderá representar uma poupança no tempo dispendido na busca de informação, que muitas vezes se revela infrutífera por os conceitos se encontrarem guardados com designações diferentes: "Software, aplicação, tool, ferramenta, programa". Este aspecto influi, não só, na economia do tempo gasto na procura de informação (que em termos de vencimento/hora poderá representar um montante significativo por mês), como contribui para o aumento do nível qualitativo e da rapidez das tomadas de decisão.
Os prestadores de serviço e de apoio técnico sabem que os mal-entendidos surgem muitas vezes dos termos utilizados na documentação técnica. "Mas aqui não há nenhuma referência ao Botão de paragem de emergência (no documento Botão Stop)". Havendo um uniformização da terminologia utilizada, estes inconvenientes podem representar a redução de custos em termos de horas de outsourcing de serviços técnicos, bem como de correcção de erros cometidos pelos já referidos mal-entendidos.
Haverá mais factores que poderão dar um contributo importante para este modelo de cálculo? Por exemplo: satisfação do cliente devido ao uso da sua terminologia, uma melhor cooperação com os fornecedores, processos de compra mais eficazes, uma integração mais célere de empresas aquiridas, com uma base legal mais vantajosa no caso de litígios. Last but not least: a compilação de know how próprio. Cada empresa é uma realidade distinta e, tendo uma uniformização terminológica interna, ditará a flexibilidade e a rapidez com que quer articular os seus relacionamentos com os parceiros de mercado, tornando-se mais competitiva pela transparência na sua comunicação.
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